自分は仕事のやり取りを電話でするのは好きではありません。緊急の時は電話しますし、電話を受ける時もありますが、基本はメールで済ませたいと思っています。ただ、人によってはメールのやり取りができない方もいらっしゃいます。

こんな事を書いているのも、自分の仕事のスタイルを予め分かってもらいたいからです。

電話での仕事

自分が社会人になったのは90年代。そのころは電話でのやり取りが主流でした。きちんと用件を整理してから電話してくる方は良いのですが、そういう方ばかりではありません。

自分は電話で細かく説明しなくてはならない時は予めＦＡＸしておいて、それに沿って説明していました。逆だと、相手に数字を書き取って貰ったり、こちらの主張を正しくメモしてもらう必要がありますが、だいたいいい加減なもので、「言った、言わない」で後からもめたりします。

メールでの仕事

メールは都合の良いときに送ることができて、相手も都合の良いときに返信すれば良いので楽です。いつ、何を伝えたかの履歴が残るので、後から確認しあうことができて便利です。ただ、緊急性はありませんし、読んだかどうかが分からないので、着信の確認を返してくれないと相手はやきもきします。また、読み手が正確に理解できる内容でやり取りできないと、メールでやり取りする意味がありません。

メールでの仕事術

自分がメールで気をつけているのは、以下４点です。

・タイトルを内容の要約にする
（たまに、返信のREが続くこともありますが・・・）

・内容を箇条書きにする
→番号を降っておきます。

・主語、述語を明確にする。曖昧な指示代名詞をさける（それ、本件など）
→自分がやるのか、相手がやるのか、何をして欲しいのか、いつまでに何をして欲しいのかを明確にします。

・最後に、相手が何をして欲しいかを入れる。
→これは念押しです。相手の回答が必要なのか、何かアクションが必要なのかを明記します。

↑何をお伝えしたいのか、番号とタイトル見だしを付けています。

ダメなメール

多いのが、思いついた内容をだらだら書き連ねるものです。

以前、顧問弁護士が横柄なやり取りに終始し、動きが遅かったので、顧問先の経営者が契約解除を通告したことがありました。
その時、延々と言い訳のメールが届いたのですが、弁護士文書というか、一つの文が10行くらいあったりしますので、そもそも何を言いたいのかが良く分からないものでした。
経営者は「俺にこんな長い文書を読めということか！」と余計に怒っていたのを覚えています。

電話でやりとりせざるを得ない相手

多少メールが分かりづらくても、メールが返ってくるなら、直ぐに確認することができます。また、多少返事は遅くても、的確に回答して来られる方であればメールで済みます。

逆に、メールではやり取りできない方は、回答が遅く、かつ、メールの内容が要領を得ない方です。そうなると電話でやりとりするしかありません。

先日、そういう方とやり取りしていて、仕方なく電話でやり取りしているのに、「いちいち電話してこないでメールでコミュニケーション取って欲しい」と言われたことがありますが、電話がかかってくること自体が相手にとっては緊急事態を招いているということを理解して欲しいものです。

重要性は「目の前の仕事＞電話」

自分にとって、重要性は「目の前の仕事＞電話」です。集中して仕事している時に電話がかかってくるとイラッとします。
そのため、電話でのやり取りを最小限にするために秘書代行サービスを依頼し、自分も最小限の電話しかしないようにしています。

ホームページからのお問い合わせについては欠かさず確認しますので、お気軽にお問い合わせいただければ。実際、遠方のお客様でＨＰに問い合わせがあって、その日の夕方に面談してそのまま顧問契約をしている経営者もいます。その時は電話とメールでうまくやり取りできました。

◆自己紹介

私、山下哲博は、これから創業する方、少人数でビジネスをされている方に特化したビジネスコンサルタント（中小企業診断士）です。

・これから創業したい

・ひとりビジネス〜３，４名程度の事業主で相談相手が欲しい

・フランチャイズに加盟してみようかと考えている

こんな方に役立つよう、自分の仕事の中からヒントになるものが有ればよいとブログを書いています。