補助金申請の印刷、ファイリングが終わって、郵便局に持ち込んで安心していたら落とし穴がありました。

↑紙ファイル６冊のイメージ　
　信書でないと受け付けてくれないので宅配便はＮＧ
　ファイル２冊ならレターパックでいけるのですが。。。
簡易書留で送ると1,180円します。

補助金申請時に送付するもの

補助金申請は、計画書を作成して終わりではありません。補助金事務局に締切までに送付しなくてはなりません。

自分の仕事の大半は計画書作成だけ請け負うスタイルでしたが、直接受けている案件もあります。今回は相手とのやり取りで、こちらが送ることになりましたので、最後の何日かは事務作業が中心でした。

送付しなくてはならないのは以下の通りです。

・申請一式が入ったファイル（６冊）

・ＣＤ−Ｒ（計画書の様式１と様式２、認定支援機関の確認書）

ファイルに入れなくてはならない書類

・様式１と様式２

様式１は事業者の申請で会社印が必要です。様式２は計画書で優劣が競われます。

・認定支援機関の確認書

自分も認定支援機関ですが、金融機関が支援機関になる場合もあります。

今回、金融機関の方が、埼玉県の申請を東京都で作られたので、慌てて差し替えにいきました。

・決算書２期分

設立間もない会社の場合、事業計画書と収支予算書が必要になります。今回、該当する事業者があったので、こちらで慌ててその２つを作成しました。

・登記事項証明書（定款写しでもＯＫ）

・会社概要

パンフレットなどになっていれば良いのですが、今回、作っていない事業者があったので、ワードで簡単に売ってもらって、こちらで見栄えを整えました。

他、設備投資の見積があると、採択されてから交付までが早くなるということなので、全て付けてもらいました。

今回の落とし穴

様式１と２、認定支援機関の確認書について、ＣＤ−Ｒで送るように公募要領に記載がありました。認定支援機関はハンコの有無が重要なのでスキャンしてＰＤＦにしました。

様式１には会社印を押してもらうので、やはりスキャンして送りました。様式２についても、全部で20ページ近くになりますし、ワードのバージョン違いなどで微妙にレイアウトが変わるのが嫌でＰＤＦにして送りました。今回、ＰＤＦで送ったものについて事務局から指摘がありました。

→公募要領には小さく「ワードか一太郎」という説明があります。

そうはいっても、様式１は会社の印鑑が必要ですし、様式２は量が多いし、ワードのバージョン違いで貼り付けた図面の位置が動いてしまうこともあるので、ＰＤＦの方が適切だろうと勝手に判断してしまいました。また、ワードだと簡単に改ざんされる可能性があることも考慮してしまいました。

最近は検察が資料改ざんするケースもありますので、補助金の採点という密室での作業についてはワードのデータを送るのは怖いのですが、公募要領にあるのでは仕方ないです。

ただ、データを渡すのであれば、ファイルを６冊も送る必要はないと思いますが。信書でないと送付できないので、マチが６センチある特別な仕様の封筒に何とか詰め込んで送っています。最後はあわててＣＤ−Ｒを差し替えてもらうことになりましたが、何とか申請に通って欲しいものです。

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私、山下哲博は店舗ビジネスの発展支援と資金調達サポートを強みとする、小規模事業者向けのビジネスコンサルタントです。

・補助金や事業計画のサポート

・売上増加につながるご支援

難しいことを分かりやすく、経営者の右腕になるべく帆走型のサポートを行っています。

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

あとがき

補助金事務局に問い合わせて、「どうしてＰＤＦではダメなんですか？」と聞いたら、「公募要領に書いてあるから」と答えが返ってきて、押し問答になりました。

３回目に同じ質問をしたら勝手に電話が転送されて女性の声になり、データをｗｅｂ上のデータベースに貼り付けていく作業があるからとのことです。

理由を聞いて納得ですが、最初の人はそもそも電話に出る意味が無いように感じました。